Binnenkort volledig digitaal vergaderen mogelijk

Bestuur je een bv, vereniging, stichting of andere rechtspersoon? Dan wordt het binnenkort waarschijnlijk mogelijk om de algemene vergadering volledig online te houden.

Volgens de huidige regels moet een algemene vergadering nog fysiek plaatsvinden op de locatie die in de statuten staat vermeld of in de gemeente waar de organisatie is gevestigd. Wel kun je deelnemers onder voorwaarden digitaal laten aansluiten, bijvoorbeeld via videobellen. Er is dan sprake van een hybride vergadering.

Dat gaat naar verwachting veranderen. Als ook de Eerste Kamer instemt met het wetsvoorstel, kun je waarschijnlijk vanaf 1 juli 2026 een algemene vergadering volledig digitaal organiseren. Hiervoor gelden wel enkele voorwaarden:

1. De statuten moeten volledig digitaal vergaderen toestaan.
2. Er moet voldoende draagvlak zijn onder de stemgerechtigde deelnemers.
3. De online vergadering moet een volwaardig alternatief zijn voor een fysieke bijeenkomst.
4. Deelnemers moeten kunnen deelnemen met beeld én geluid, bijvoorbeeld via videobellen.
5. Deelnemers moeten vragen kunnen stellen en actief kunnen deelnemen aan de discussie.
6. Deelnemers moeten hun stemrecht digitaal kunnen uitoefenen.
7. De identiteit van deelnemers moet kunnen worden vastgesteld.

Een telefonische conferencecall zonder beeld voldoet straks niet meer aan de wettelijke eisen.

Aanvullende regels in de statuten

Je mag in de statuten aanvullende voorwaarden opnemen voor digitale vergaderingen. Denk bijvoorbeeld aan technische eisen of procedures voor identificatie en stemmen.

Oproeping mag straks digitaal

Nu mogen vergadergerechtigden alleen digitaal worden uitgenodigd als zij daarmee hebben ingestemd. Is dat niet het geval, dan moet de uitnodiging per post worden verstuurd.

Onder de nieuwe regels mag de oproeping standaard digitaal plaatsvinden, tenzij de statuten anders bepalen. Bij een digitale of hybride vergadering moet de uitnodiging bovendien informatie bevatten over:

• de wijze van online deelname;
• de technische vereisten;
• de procedure voor digitaal stemmen.

Overgangsregeling

Er komt ook een overgangsregeling. Na invoering van de wet mag je nog maximaal één jaar gebruikmaken van bepaalde bestaande vergadermogelijkheden.

Hebben jouw statuten nu al een regeling voor digitale deelname aan vergaderingen? Dan worden deze bepalingen automatisch uitgelegd volgens de nieuwe wetgeving. Staat er bijvoorbeeld dat hybride vergaderen is toegestaan, dan wordt dat na invoering van de wet in principe ook gezien als toestemming voor volledig digitaal vergaderen.

Tip
Controleer alvast of jouw statuten digitale vergaderingen mogelijk maken. Zo kun je tijdig beoordelen of een aanpassing nodig is wanneer de nieuwe wet definitief van kracht wordt.